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「工作经验」大型会议的30个准备环节

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大型会议的30个准备环节

1、会议申请,确定会议召开和会议名称主题;

2、成立会议组织,确定会议主持人;

3、确定会议具体议程;

4、会议宣传和气氛渲染;

5、会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训;

6、初步确定会议时间、地点;

7、会议通知起草、发送;根据反馈信息确定终日程;

8、确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求;

9、费用预算、借支票、报销;

10、会议发言稿、议事规则等文件起草;制作议程和话稿PPT;

11、确定具体会场(设施:停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音12、响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰等;气氛环境处理;住宿价格;

13、购买或借用会议用品:实物投影仪,激光笔(2),激光笔电池(2)胶片投影仪(检查两个灯泡均正常)投影幕(最大的,检查并试用)胶片(1本),胶片笔白板笔(红绿各2支黑笔4支)、白板擦、吸铁石(6)笔记本(带光驱、软驱)、3寸软盘(若干)打印机、驱动程序、打印纸等;

14、会议接站与礼仪;住宿服务、返程差旅等信息确认调整布置会、调试仪器;

15、打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单;

16、报到,签到、会前文件发放;

17、场内负责:调试机器、发放资料、提供办公用品;

18、场外负责:传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早;

19、会议记录:录音录象、会议记录;

20、媒体应对和会议新闻稿纲要提供;

21、会议简报、纪要等文书起草;

22、引导参会人员用餐、确认用餐时人员的到场情况;

23、休会期间服务人员的工作指导,及会场的重新布置;

24、会议文件清退;

25、返程差旅票证服务、会议结束时,收回房间钥匙;

26、检查会议车辆,是否按时往返、是否够用,安排与会人员乘车返回;

27、报销、结帐;

28、会议督查催办;

29、会议文书归档;

30、会务总结。



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