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怎样办出一个有效果的会议?

 

我们常讲:文以载道见水平,会以周全见作风。会议是研究问题、推动工作的重要手段。会议组织质量高,则能迅速统一思想、达成共识,有效解决问题、部署任务。然而现实办会工作中经常出现大会开得繁琐、小会开得随意现象,开会俨然成为了一种形式、一种“累赘”:有的会议议题繁多,只议不决;有的会议拖拉严重,效率低下;有的会议,参加人数众多,“陪会”现象突出。低效无用和拖拉冗长的会议,成为制造“会海”主要因素,成为力戒形式主义的重要方向。

那么,如何才能开出高效的会议?笔者认为要重点区分“会前会、会中会、会后会”三种会议类型,抓住重点和要害做好会议筹备工作。

一、会前会。主要是指决策性会议。领导机关为制定政策法规或就对重大事项做出决策而召开的会议,如市委常委会议、市政府常务会议以及部门党委(党组)会、班子会等。这类会议重在会前议题酝酿、复杂议题协调等,重点做好4项工作:一是布置。会议议题一经会议主持人审定,承办单位要立即通知议题提交单位迅速准备相关材料,并在规定时间将送交审查把关。二是协调。凡是涉及几个单位的事项,均要组织会前协调、达成一致意见,以免将分歧带到会上争论;经协调仍不能统一意见的,应列出分歧各方的意见及其依据,提出会议决断建议或待进一步协商一致后再上会讨论。三是审查。严格控制会议材料,与议题无关的材料一律不得提交,提交会议的文件材料要做到情况清楚、数据准确、重点突出,特别是请求决定的事项一定要观点鲜明,不能含糊其辞,模棱两可。四是周知。在会议召开前2天应通知与会人员,并将会议材料同时送达,让其充分作好发言准备。

二、会中会。主要是指专题性会议。即这类会议一次只集中解决一方面的问题,讨论研究一方面的工作,主要是以沟通信息、调解矛盾为目的。如领导小组会、专题调度会、现场工作会等。此类会议旨在实地实情协调解决具体问题,抓住3个关键很重要:一是主题要唯一。一次会议就一个主题,有利于集中精力高效解决问题。即使专题性会议最多也不要超过三个议题为宜。二是人员要明确。坚持“少而精”原则,与会议议题直接关联的单位派员参加,协办单位不派人陪会;坚持“有效性”原则,具体议题让主责人员直接汇报,不要让领导代为汇报,避免“一问三不知”;坚持“决策权”原则,参加会议的人员一定要有决策权,主管领导有事派员参加的,也应赋予相应的权利。三是纪要要及时。会议召开后,应在三个工作日内拟好会议纪要,纪要内容做到责任单位、具体任务、完成时限“三到位”。

三、会后会。主要是指总结交流会议。即指在工作任务完成之后,对工作中的情况和问题、经验和教训进行总结交流的会议。如经验交流大会、工作总结大会等。此类会议的重点在于提炼经验、反思得失等,3个要点不可少:一是材料要精炼。经验交流材料不能像记流水账一样,把所有做法一一罗列,也不能把一些常规做法、例行公事当作“经验”介绍,要突出重点、体现特色、写出新意。会务承办部门要做好审核把关工作。二是安排要紧凑。总结表彰类会议时间总长度很重要,通常一般性会议时间不应超过两个小时,发言人数不超过5人,发言时间控制在68分钟。三是贯彻要及时。经验交流重在提高,因此会后要重点抓好会议精神的贯彻落实,特别是要结合本地本部门实际,结合先进地区(单位)的先进经验,查缺补漏、取长补短,发挥会议的作用,提高会议的效益,提升执行力。



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